Die Digitalisierung schreitet in deutschen Unternehmen immer weiter voran, und das aus gutem Grund: Digitalisierte Prozesse bringen zahlreiche Vorteile mit sich, denn sie sparen Zeit und Arbeitskraft. Auch in der Zeiterfassung haben sich digitalisierte Lösungen etabliert. Derzeit arbeiten vor allem größere Unternehmen damit, doch auch kleinere Unternehmen ziehen nach. Digitale Zeiterfassung lohnt sich nämlich – und das nicht nur für Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter.
Was ist Zeiterfassung überhaupt?
Die Arbeitszeiterfassung spielt in Unternehmen eine wichtige Rolle. In Arbeitsverträgen werden in der Regel feste Stundenzahlen vereinbart. Diese müssen von den einzelnen Mitarbeitern auch erreicht werden. Aus arbeitsrechtlicher Sicht dürfen gewisse Stundenzahlen aber nicht überschritten werden. Unternehmen sichern sich durch die Erfassung der Arbeitszeit also ab.
Doch auch für Mitarbeiter ist die Arbeitszeiterfassung wichtig. Wurde im Arbeitsvertrag eine Bezahlung nach Stunden vereinbart, sind die darüber hinaus geleisteten Arbeitsstunden als Überstunden zu verstehen. Diese muss das Unternehmen auf dem Arbeitszeitkonto des betreffenden Mitarbeiters verbuchen. Weil Überstunden eine Auszahlung oder zumindest einen Freizeitausgleich nach sich ziehen, liegt die akribische Erfassung der Arbeitszeit im Interesse der Mitarbeiter.
Aufgrund der Vielzahl an Vorschriften ist es für Unternehmen essenziell, die Arbeitszeit des Personals zu tracken. Die Zeiterfassung bietet nämlich nicht nur einen guten Überblick über die geleisteten Stunden, sondern erleichtert auch das Erstellen weiterer Dienstpläne. Digitale Tools für die Zeiterfassung führen bei weniger Aufwand zu besseren Ergebnissen, erleichtern also die Führung des Unternehmens. Vor allem die Software von Papershift ist dabei besonders beliebt. Dazu gibt es hier mehr Informationen.
Deshalb lohnt sich die digitale Zeiterfassung für Unternehmen
Zeiterfassungs-Software birgt ein geringeres Risiko für Fehler. Die Mitarbeiter stempeln zu Dienstbeginn ein und zum Dienstende wieder aus. Beim manuellen Führen von Arbeitszeitlisten schleichen sich deutlich schneller Fehler ein – spätestens dann, wenn die manuell erfassten Stunden in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Auch der Zeitaufwand ist wesentlich geringer, so dass die Mitarbeiter im Personalbüro sich auf andere Aufgaben konzentrieren können. Das steigert ihre Produktivität.
Doch auch im Falle arbeitsrechtlicher Fragen bringt die digitale Erfassung der Arbeitszeit einen maßgeblichen Vorteil mit sich: Muss ein Unternehmen belegen, dass die maximalen Stundenzahlen von Mitarbeitern strikt eingehalten wurden, sind die Stundenlisten auf Knopfdruck verfügbar. Sie lassen sich digital nämlich leichter archivieren und können bei Bedarf wieder aufgerufen werden.
Tools wie Papershift bieten zudem ein hohes Maß an Flexibilität – vor allem, wenn (teilweise) im Homeoffice gearbeitet wird. Weil Mitarbeiter bequem vom Smartphone aus ein- und ausstempeln können, ist trotz räumlicher Trennung eine genaue Arbeitszeiterfassung möglich. Auch die Vorgesetzten können durch die Software jederzeit und von jedem Ort aus auf die Listen zugreifen.
Deshalb lohnt sich die digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter
Arbeitszeiterfassung dient nicht dazu, Mitarbeiter zu kontrollieren und ihnen ihre Eigenverantwortung oder Aufrichtigkeit abzusprechen. Betrachtet man das Ganze vom Blickwinkel der Arbeitnehmer, die regelmäßig Überstunden leisten und diese zurecht entlohnt haben möchten, wird einem der große Vorteil der Zeiterfassung schnell bewusst: Werden die Arbeitsstunden nicht erfasst, können auch keine Überstunden verbucht werden.
Weil Zeiterfassungs-Tools je nach genutztem System das Ein- und Ausstempeln von jedem Ort aus ermöglichen, bietet sich dadurch auch im Homeoffice ein hohes Maß an Flexibilität.
Besonders lohnenswert ist die digitale Zeiterfassung, wenn über dasselbe System auch Dienstpläne erstellt werden können. So kommt es nämlich seltener zu Fehlbelegungen, bei denen einzelne Mitarbeiter zu häufig und andere zu selten eingeteilt werden. Fehler in der manuellen Dienstplanung sind zwar menschlich, erhöhen jedoch das Frustlevel auf Arbeitnehmerseite.
Faire Arbeitszeiterfassung und Dienstplanung hingegen sorgen nicht nur für mehr Produktivität, sondern auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit – wie die Erhöhung des Mindestlohns. Dies liegt sowohl an der höheren Flexibilität als auch der Transparenz.
Lohnt sich die Arbeitszeiterfassung auch in kleinen Unternehmen?
Sobald ein Unternehmer Mitarbeiter einstellt, ist es wichtig, sicherzustellen, dass deren Arbeitskraft möglichst gewinnbringend eingesetzt werden kann. Dies ist besonders dann der Fall, wenn die Mitarbeiter sich nur bedingt gegenseitig vertreten können. Auch wenn die Komplexität der Zeiterfassung und Dienstplanerstellung proportional zur Unternehmensgröße zunimmt, lohnt sich ein digitales Tool also auch für kleine Betriebe – vor allem dann, wenn auch Teilzeitkräfte oder Minijobber eingestellt werden.
